Topmagazijnen vs. de rest: Drie onderscheidende factoren
Sommige magazijnen presteren uitstekend en lijken moeiteloos mee te bewegen met veranderingen in de markt. In andere magazijnen lijkt het werk op een eindeloze aaneenschakeling van brandjes die geblust moeten worden. Wat onderscheidt de toppers van de rest?
In mijn vorige blog noemde ik drie grote valkuilen voor managers van warehouses en distributiecentra:
- Blijven hangen in het brandjes blussen
- Nieuwe technologie invoeren voordat de processen kloppen
- Keteninitiatieven ontplooien vanuit een ondergeschikte positie.
De managers van topmagazijnen is het gelukt om deze valkuilen te ontwijken. De meerderheid van de managers zit er echter middenin. Onverwachte gebeurtenissen, last-minute klantverzoeken, vertragingen, het werk lijkt een eindeloze aaneenschakeling van brandjes die geblust moeten worden. Hierdoor blijft er geen tijd over om problemen structureel aan te pakken.
Hoe kunnen je deze vicieuze cirkel doorbreken? Allereerst is het van belang dat je niet telkens overvallen wordt, maar problemen tijdig ziet aankomen. Veel managers hebben wel een beeld in hun hoofd van hun prestaties, kosten, knelpunten en servicegraden, maar is er niets formeel vastgelegd. Ook voor mensen op de magazijnvloer blijft het gissen.
Transparantie
Bekende managementtools als service level agreements, procesbeschrijvingen, activity-based costing en prestatie-indicatoren bieden uitkomst. Ze zorgen voor transparantie in het magazijn. Jij en je medewerkers krijgen meer inzicht in de operatie, meten is weten, waardoor iedereen betere keuzes en afwegingen kan maken. Bovendien motiveert het mensen tot het leveren van goede prestaties en het nastreven van doelstellingen. En je kunt de transparantie gebruiken in een continue-verbetercyclus: Identificeer wat er mis gaat, voer verbeteringen in, meet de effecten en stuur bij indien nodig.
Recent lanceerde adviseur Jeroen van den Berg de derde herziene druk van zijn boek Highly Competitive Warehouse Management. Het boek beschrijft een groeipad naar best-in-class warehousing.
Intelligente IT
De tweede valkuil is het invoeren van geavanceerde IT voordat processen kloppen. Dit is verleidelijk aangezien je hoopt dat de nieuwe systemen jouw operationele problemen gaan oplossen. Vaak is het tegendeel waar. Implementaties zijn complex en leveren nauwelijks winst op. Het is dus zaak om de gecreëerde transparantie te benutten en eerst je processen te stroomlijnen alvorens je allerlei intelligente IT-systemen introduceert
Uiteraard zijn IT-systemen reeds nodig bij het op orde brengen van de processen. Houd deze systemen echter simpel. Beperk je in eerste instantie tot de aansturing van werkzaamheden en een goede tracking & tracing. Geavanceerde tools voor bijvoorbeeld capaciteitsplanning, prioriteitssturing en ketenafstemming volgen op het moment dat het magazijn er daadwerkelijk aan toe is.
Speelbal
Veel magazijnen zijn speelbal van de afdelingen Inkoop, Productie en Verkoop. De andere afdelingen plannen allerhande acties en het magazijn moet de goederenstromen maar in goede banen zien te leiden. De derde valkuil is dan ook het uitrollen van keteninitiatieven terwijl je warehouse in een ondergeschikte rol zit en weinig inspraak heeft. Individuele belangen prevaleren dan boven het ketenbelang.
Met transparantie en intelligente IT wordt het magazijn echter een sterke schakel in de keten, zowel binnen als buiten het bedrijf. Het warehouse levert uitstekende diensten en kan helder aangeven wat de effecten zijn van initiatieven in de keten. Het warehouse wordt een gelijkwaardige gesprekspartner. Nu kun je samen met andere afdelingen de afzonderlijke belangen afwegen tegen het ketenbelang en initiatieven uitrollen die de hele keten sterker maken.
Onderscheidende factoren
We hebben drie onderscheidende factoren gevonden tussen topmagazijnen en de rest: transparantie, intelligente IT en gelijkwaardigheid. In feite vormen ze samen een groeipad:
- Creëer transparantie voor continue procesverbetering
- Introduceer intelligente IT op gestroomlijnde processen
- Claim een gelijkwaardige rol in de keten
Met dit groeipad ontwijk je de genoemde valkuilen en bouw je jouw operatie stapsgewijs om tot een topmagazijn.
Artikelreeks
