In veel bedrijfsdisciplines is Software as a Service (SaaS) al gemeengoed, maar nog niet in de logistiek. De grote afhankelijkheid en het belang van snelle datacommunicatie zijn – terecht of niet - twee factoren waardoor bedrijven bij een WMS-implementatie niet snel aan SaaS denken. Toch biedt dit model in het warehouse ook nu al veel mogelijkheden.

Software as a service ofwel software als een dienst. In de IT-wereld is dit inmiddels een geaccepteerd begrip. De gebruiker hoeft geen zelf geen software en servers aan te schaffen. Het systeem draait op servers van de softwareleverancier en is via internet toegankelijk. De gebruiker hoeft daarvoor geen grote, eenmalige investering te doen in licenties en implementatiekosten, maar betaalt een vast bedrag per maand. Bij dat bedrag inbegrepen zijn applicatiebeheer, backups, updates en trainingen.

In disciplines zoals sales en administratie is software as a service (SaaS) inmiddels een bekend verschijnsel. In het warehouse is deze aanpak nog wat minder wijdverbreid. Dat is ook niet zo raar, vindt Jeroen van den Berg van Jeroen van den Berg Consulting. “Een warehouse management systeem (WMS) is anders dan veel kantoorapplicaties een kritische applicatie. Als het warehouse plat ligt, is de kans groot dat leveringen te laat de deur uit gaan. In ons onderzoek onder WMS-leveranciers wordt SaaS nog nauwelijks als trend genoemd.”

Snelheid

Meer dan in andere disciplines is in het warehouse de snelheid van datacommunicatie een cruciale factor. Een medewerker die een barcode scant of via zijn voiceterminal een commando inspreekt, wil niet twee seconden wachten op een reactie. In warehouses met material handling systemen is snelheid nog belangrijker. Als een doos op een conveyor een lichtsensor passeert, moet het systeem binnen een fractie van een seconde aangeven of de doos linksaf of rechtsaf moet. “SaaS zal in warehouses ongetwijfeld een ingang vinden, maar het WMS is zal ongetwijfeld als één van de laatste applicaties die aan de beurt is. Juist vanwege die hoge snelheid en die hoge afhankelijkheid.”, aldus Van den Berg.

Realtime Solutions is in Nederland op dit moment nog de enige WMS-leverancier die louter volgens het SaaS-model levert. Volgens directeur Harm van den Broek is de snelheid van datacommunicatie niet zo’n probleem meer, althans niet als het gaat voor toepassingen met barcodescanning of voicepicking. “Belangrijkste is dat je een netwerkverbinding zonder vertraging hebt. De bandbreedte hoeft niet eens zo vreselijk groot te zijn.  Onze terminals zijn zo geprogrammeerd, dat je alleen de data hoeft te versturen die je op het scherm ziet. Als je eens per seconde een schermwissel hebt, is een bandbreedte van 1 kilobite per seconde voldoende.” Ook beveiliging is volgens Van den Broek geen issue. “We werken volgens hetzelfde protocol dat ook banken gebruiken voor telebankieren.”

Geen offerte

Volgens Van den Berg is SaaS vooral interessant voor kleine en middelgrote bedrijven die niet beschikken over een grote IT-afdeling. Voor hen kan het interessant zijn om het hele beheer inclusief de servers over te laten aan een ander. Dat dacht Van den Broek aanvankelijk ook. Hij merkt echter dat ook grotere bedrijven in SaaS geïnteresseerd zijn. “Dat zijn bedrijven die bepaalde processen in het warehouse willen automatiseren, waar de eigen IT-afdeling geen tijd voor heeft. Wat we ook zien, is dat bedrijven in eerste instantie alleen één bepaald proces automatiseren, bijvoorbeeld orderpicking. Een jaar later pakken ze een ander proces aan.”
Die flexibiliteit is er ook na implementatie. In het maandbedrag dat gebruikers aan Realtime Solutions moeten betalen, is alles inbegrepen, ook bijvoorbeeld het aanpassen van een verzendlabel. “Normaal gesproken moet je daarvoor eerst een offerte maken, maar daarmee ben je soms langer bezig dat met de aanpassing zelf.”

Bouwblokken

In het datacenter van Realtime Solutions is zo min mogelijk aan het toeval overgelaten. Alles is dubbel uitgevoerd, ook de servers. Van alle gegevens wordt doorlopend een backup gemaakt. Als de ene server uitvalt, kan de ander het werk direct overnemen. Alle klanten beschikken over een eigen database, maar de software die daarboven hangt is in feite gedeeld. Dat wil niet zeggen dat elke gebruiker exact dezelfde instellingen moet gebruiken. Van den Broek: “Onze software bestaat in feite uit bouwblokken. Als een gebruiker specifieke wensen heeft, maken we voor hem een nieuw bouwblok.”
Realtime Solutions heeft veel tijd gestoken in het geschikt maken van het WMS voor het SaaS-model. “Zover zijn de meeste leveranciers nog niet”, stelt Van den Berg. “Veel grote leveranciers zijn allemaal nog bezig met het opnieuw ontwikkelen van het WMS. Applicaties worden steeds vaker in lagen opgebouwd, waarbij de laag met logica wordt gescheiden van de laag met webinterfaces. Dat soort ontwikkelingen zijn nodig om SaaS te kunnen aanbieden.”

SaaS in de praktijk: Art.com

Een bedrijf dat al werkt volgens het SaaS-principe is Art.com, een van oorsprong Amerikaans bedrijf dat via internet kunstzinnige expressies verkoopt. In het assortiment bevinden zich 60.000 verschillende foto’s, schilderijen, affiches en dergelijke die als poster, op metalen platen, houten panelen of op canvas  worden verstuurd. Vanuit een dc van 10.000 vierkante meter in het Noord-Limburgse Oostrum worden in piekmaanden zo’n 15.000 pakketten verstuurd naar landen in heel West-, Zuid- en Noord-Europa. Voor het versturen van de pakketten maakt Art.com gebruik van het systeem van Realtime Solutions.  Dit systeem komt in actie zodra de orders gepickt en verpakt zijn.  Als een medewerkers vervolgens de barcode op het pakket scant, worden in het systeem de juiste adresgegevens erbij gezocht. Op basis van het adres, het gewicht en de vorm van het pakket (koker, doos of envelop) selecteert het systeem de meest geschikte vervoerder. “Vervolgens rolt in Oostrum het juiste verzendlabel uit de printer”, legt general manager Ronald Amersfoort uit.
Software as a service (SaaS) betekent dat het systeem van Realtime Solutions op een server bij de leverancier staat en via internet beschikbaar is. Daarvoor beschikt Art.com over een extra beveiligde, directe verbinding met Realtime Solutions. De snelheid van de verbinding is geen enkel probleem. “Als we een pakket scannen, hebben we binnen een seconde een antwoord en een label.” Ook de implementatie verliep vlekkeloos. “We hebben alleen wat kleine aanpassingen aan onze printer en weegschaal moeten doen.”
Amersfoort is ook te spreken over de flexibiliteit van het systeem. “De scherm-layouts en de wijze waarop data worden verstuurd, zijn volledig aangepast aan onze wensen. Als we een nieuwe pakketvervoerder willen inschakelen, heeft Realtime Solutions het label razendsnel beschikbaar “, aldus Amersfoort.
Het systeem biedt ook de mogelijkheid om de zendingen te volgen. Elke keer als een EDI-bericht met informatie over nieuwe pakketten naar de vervoerder gaan, krijgt Art.com een bericht terug met alle statusupdates van de laatste vier dagen.  Amersoort:  “Dat betekent dat wij niet zelf in de systemen van vijf vervoerders hoeven te kijken, maar alleen in ons eigen systeem. In de toekomst wil ik nog een stap verder: dat het systeem alleen de afwijkingen meldt. Daarnaast wil ik dat ook de douanedocumenten voor landen buiten de Europese Unie via dit systeem lopen.”