Schaalvergroting en snelle groei van magazijnen en distributiecentra bezorgen veel bedrijven hoofdbrekens. Medewerkers moeten langer zoeken naar artikelen en fouten komen vaker voor. En schakels in de keten sluiten minder goed op elkaar aan. Het verbeteren van magazijnen is dan ook een hot item binnen tal van industriële sectoren.

Besparingen

Gestructureerd verbeteren

Om groeiproblemen, bijvoorbeeld met behulp van mechanisering, op te lossen, is een gestructureerde omgeving onmisbaar. Van den Berg: “Gestructureerd verbeteren vraagt om een duidelijk beeld van wat je kunt besparen in de huidige werkwijze. In de praktijk, wij hebben daarvoor een handige internettool, blijkt dat besparingen van 30% mogelijk zijn. Helaas komen bedrijven gemiddeld niet verder dan 11%. Dan blijft er dus nog 19% over om te verbeteren, dus moet er nog veel gebeuren. Nee, je moet eerst de basis voor elkaar hebben.”

Vier fasen naar ‘volwassenheid’

Van den Berg, directeur van adviesbureau Jeroen van den Berg Consulting, onderscheidt vier fasen die ‘leiden tot volwassenheid van het magazijn’. De eerste fase is de ‘reactieve fase’: “Veel magazijnen werken niet volgens een systeem, of het moet zijn dat letterlijk alles met spoed moet gebeuren. Maar er is geen inzicht in het totaal. Iedereen werkt op z’n eigen manier en er gaan veel dingen mis. Telkens worden oplossingen gevonden, maar er worden vooral brandjes geblust. Dit komt veel voor. Het magazijn en de medewerkers verkeren eigenlijk in een vicieuze cirkel. Om hier uit te komen, is het zaak om terug te gaan naar de basis: hoe werken we eigenlijk? Daarvoor is het belangrijk om inzicht te krijgen door cijfers, kosten en dergelijke in kaart te brengen.”

Processen op orde

Op basis van de ontstane inzichten moeten de processen op orde komen en een organisatie ontstaan. Dit gebeurt in de tweede fase, de ‘effectieve fase’. “Daardoor wordt het magazijn goed beheersbaar,” vervolgt Van den Berg. “Ook wordt duidelijk dat medewerkers met een groter geheel bezig zijn, onderdeel zijn van een grote ketting. Met behulp van managementinformatie worden cijfers en prestaties teruggekoppeld, waardoor mensen gaan meedenken. Dit vergt transparantie, discipline en sturing. Maar veel managers stonden vroeger op de werkvloer, waren bijvoorbeeld de beste orderpicker, maar dat zegt maar weinig over hun leidinggevende kwaliteiten. In de derde fase worden die in kaart gebracht.”

Zicht op capaciteiten

Dat is de zogenaamde ‘responsieve fase’, waarin helder zicht ontstaat op de beschikbare en benodigde capaciteiten. “Dan gaat het om hoeveel mensen nodig zijn, op welke locaties ze het beste tot hun recht komen én welke instrumenten, zoals bijvoorbeeld mechanische, ze daarvoor moeten gebruiken,” aldus Van den Berg. Mechanisering bespaart arbeid en tijd, maar mag niet ten koste gaan van de flexibiliteit. Belangrijk is dan ook om goed in te schatten wát er moet worden gemechaniseerd en hoe lang bijvoorbeeld de terugverdientijd moet zijn. Hereijgers: “Veel bedrijven laten geld liggen, omdat ze niet de goede rekenslag maken. De terugverdientijd van de (forse) investeringen wordt vaak te kort, drie jaar bijvoorbeeld, genomen. Dat zie je veel bij beursgenoteerde ondernemingen. Maar een kraan functioneert vaak pas na drie jaar naar wens en gaat vervolgens nog rustig 14 jaar mee. Zes jaar terugverdientijd zou beter zijn, dan heb je er nog 8 jaar plezier van. Een kwestie van ruim definiëren dus. Dit wordt nog vaak gehinderd door een beperkte kennis van zaken en het minimaliseren van de prijs. Als er wordt beknibbeld op het bedrag, gaat de kracht uit het systeem.” 

Oog voor toekomstige ontwikkelingen

Naast de financiële afweging moet ook worden nagedacht over de voorwaarden die aan pallethandling, orderpatroon en dergelijke worden gesteld. Ook oog voor toekomstige ontwikkelingen, inclusief die op de arbeidsmarkt, en hoe deze passen binnen de logistieke oplossing, is cruciaal. Mechanisering houdt dan ook een zeker risico in, vindt Hereijgers. “Er is altijd wel een technische bottleneck te vinden, zoals bij de aanvoer van goederen. Ik adviseer bedrijven daar altijd naar op zoek te gaan en dan eventueel een bypass te maken door een deel manueel te doen. Het spreekt namelijk echt niet vanzelf dat de leverancier wel meegaat in de gemechaniseerde manier van werken. Zo was er een bedrijf dat ging werken met een sorteerinstallatie. Voor de automatische scanning moet iedereen die pakketjes aanleverde, er een barcode opzetten. Het advies was om dat persoonlijk aan alle leveranciers te vragen. Naar verwachting zou 80% meewerken, de rest kon worden opgelost met aparte stations. Maar het bedrijf zag ervan af om dit letterlijk aan leveranciers te vragen, met als resultaat dat de nieuwe werkwijze nooit van de grond kwam…” 

WMS niet zaligmakend

In de derde fase die Van den Berg schetst, de responsieve, komt ook ICT om de hoek kijken. “Bij veel bedrijven is al een vorm van automatisering van mensen en processen te zien. Valkuil is wel dat mensen het proces nog niet voor elkaar hebben en dat willen oplossen met een Warehouse Management Systeem. Dat werkt niet!” Hereijgers sluit zich hierbij aan: “Een WMS dient ervoor om informatiestromen slimmer te laten lopen. Maar het is niet zaligmakend. Ook in een conventioneel systeem kun je informatie automatisch doorgeven aan medewerkers, bijvoorbeeld via een opdracht op een handheldterminal. De eerste stap naar een WMS is het verbeteren van processen, zoals collega Van den Berg het net uitlegde.”

Meningen lopen uiteen

Op dit moment werkt ongeveer 25% van de bedrijven met een Warehouse Managementsysteem, 30% werkt met een ERP-module en 30% werkt met maatwerk, de zogenaamde ‘legacy systemen’. De resterende 10% beweegt zich nog in fase 1. Het gebruik van WMS en ERP groeit. Over welke oplossing het verstandigst is, lopen de meningen uiteen. “Het gaat erom, wat het bedrijf écht nodig heeft en hoe lopen de processen in de keten. Daarvoor zijn verschillende systemen geschikt. Als het bestaande ERP-systeem dit biedt, dan is dat prima, anders is een WMS-systeem het overwegen waard. We zien bedrijven in de markt die na enkele jaren alweer zijn gestopt met de ERP-module en uitkijken naar een WMS, omdat hun bestaande ERP-systeem tóch tekort schoot,” aldus Van den Berg.

Ketenintegratie

Hij sluit af met het noemen van de vierde fase, het streven naar ketenintegratie. “Met mechanisering en automatisering ben je er nog niet. Om beter te presteren, is het nodig om verder in de keten te kijken, naar wat klanten, toeleveranciers en logistieke dienstverleners willen. Ketenintegratie vraagt om een optimale afstemming tussen de verschillende schakels. Zo kun je bijvoorbeeld overal werken met dezelfde pallets, informatie over verpakking uitwisselen, planningen op elkaar afstemmen, etc. Dat is volwaardig supply chain management. Ook al is dit in diverse ketens volop in ontwikkeling, voor de meeste bedrijven is het nog echt een onderwerp voor de toekomst. Veel bedrijven staan nog onder aan de ladder, de meeste zitten zelfs nog in fase 1 en 2. Maar het moet zéker op de agenda komen!”

Bron: Verbeteren van magazijnen hot item