Bestaande logistieke modellen bekijken de besturing van de keten veelal vanuit productie, voorraadbeheer of verkoop. Dit leidt doorgaans tot lagere voorraden en snelle frequente leveringen maar ook tot veel extra kosten in warehousing en transport. Dr.ir. Jeroen van den Berg pleit in zijn nieuwe boek 'Integral Warehouse Management' voor een andere benadering die naar de integrale kosten en baten kijkt.

“De eenzijdige nadruk op voorraadreductie maakt de bedrijven wel lean, maar niet noodzakelijk efficiënt”, zegt de oprichter van adviesbureau Jeroen van den Berg Consulting in Utrecht. Internationaal onderzoek toont aan dat de best-in-class bedrijven in staat zijn om een goede logistieke service te bieden tegen circa 20 procent lagere logistieke kosten dan gemiddeld.

Nieuw Model

Wil je dergelijke besparingen realiseren, dan kom je er niet met alleen voorraadreducties. Je moet alle logistieke kosten in ogenschouw nemen en deze minimaliseren. Integral Warehouse Management is een nieuw model, dat laat zien hoe het distributiecentrum hieraan kan bijdragen. Het zijn zowel verbeteringen in de interne processen en aansturing als ook in de afstemming met andere afdelingen en bedrijven in de keten.
“Zo’n integrale benadering maakt het natuurlijk best complex”, zegt Van den Berg. Het ligt immers niet langer voor de hand in welke richting de optimalisaties te vinden zijn zoals kortere of langere doorlooptijden, hogere of lagere voorraden, etc. Om toch de juiste keuzes te maken, maakt het model grondig gebruik van de data die wordt vastgelegd door moderne ERP- en WMS-pakketten.

“Deze systemen registreren precies wat er op de werkvloer gebeurt, tot in de kleinste details”, weet de deskundige en vervolgt: “bijvoorbeeld wie welk artikel verzamelt van welke locatie en op welk moment”. Hij stelt dat met dergelijke details in de praktijk maar weinig wordt gedaan.
“Het boek laat zien hoe de data benut kunnen worden voor bijvoorbeeld zuivere kostenberekeningen en prestatie-indicatoren. Hiermee zijn knelpunten in de processen snel gevonden, maar is het ook mogelijk om gericht tot een betere samenwerking in de keten te komen”, aldus Van den Berg.

Een belangrijke taak is in het boek weggelegd voor warehouse-managementsystemen. Bestaande WMS-pakketten zijn prima in staat om de goederen het magazijn in en uit te krijgen, maar de intelligentie laat nog veel te wensen over. Van den Berg biedt een alternatieve planning- en besturingscyclus voor een betere beheersing van het DC. De eerste voorzichtige praktijkcases met de nieuwe ideeën laten zien dat ze echt werken.

Vier fasen

Omdat het boek de problemen integraal bekijkt, geeft het ook adviezen over de bedrijfsprocessen die aan het DC-werk vooraf gaan. “Bijvoorbeeld hoe je detailinformatie uit het WMS gebruikt voor capaciteitsplanning, het bekorten van levertijden of een hoger serviceniveau.” Zo is er een model in het boek voor het berekenen van optimale levertijden en een nauwkeurige kostenschatting van de processen. “Vanuit een integrale benadering”, aldus Van den Berg.
Integral Warehouse Management onderscheidt vier fases van volwassenheid. Het begint bij fase één – ‘reactive warehouse management’ genoemd. “De fase met ongestructureerde, nauwelijks gedefinieerde procedures en processen zien we namelijk toch nog veel terug in de praktijk”, weet de auteur en vervolgt: “Resultaten zijn onbetrouwbaar en het management is druk met brandjes blussen”. Men reageert op gebeurtenissen en dat er desondanks resultaten worden geboekt, is veelal te danken aan de persoonlijke inzet van bepaalde medewerkers.
In de tweede fase – effective warehouse management – worden de werkwijzen gestandaardiseerd. Er is een gestructureerde procesinrichting en er zijn doelstellingen, kosten en prestatie-indicatoren gedefinieerd. Dit vereenvoudigt de dagelijkse aansturing en maakt de knelpunten transparant. Het DC wordt een effectieve schakel in de keten.
“Tijdens de derde fase –responsive warehouse management – maken we uitvoerig gebruik van informatietechnologie. IT is een krachtig hulpmiddel om logistieke processen aan te sturen”, zegt Van den Berg. Door de systemen toe te rusten met slimme planning- en besturingsregels kunnen ze de juiste respons berekenen op zogenoemde ‘real time’ gebeurtenissen. “Hiermee kunnen we zorgen voor een betere benutting van mensen en middelen”.

Samenwerking

De vierde en laatste fase in het groeipad naar een ‘volwassen’ warehouse management gaat over samenwerking of – in het Engels – ‘collaboration’. In deze fase ‘collaborative warehouse management’ wordt de rol van het DC in de keten onder de loep genomen en kijkt men over de muren van het DC heen naar de processen die aan het DC-werk voorafgaan respectievelijk er op volgen.
“Zorgden we in de vorige fasen dat we ‘de dingen goed deden’, in deze fase kijken we vooral of we wel ‘de goede dingen doen’. We onderzoeken hoe we de prestaties van de hele keten kunnen verbeteren door een betere samenwerking, collaboration dus”, aldus Jeroen van den Berg. Heftige fluctuaties in de orderaantallen, inefficiënte ordergroottes of extreem korte of lange doorlooptijden zorgen voor hoge logistieke kosten. In veel gevallen kunnen kleine wijzigingen hierin direct voor grote ketenbesparingen zorgen. Van den Berg besluit met: “Ik noem dat ‘discontinuïteiten’, waarvoor de afdelingen echter wel moeten samenwerken”.

Bron: Een andere kijk op het DC